In 3 stappen naar de beste strategie voor data-integratie in uw bedrijf

VEENENDAAL - In de datagestuurde wereld van vandaag is het vermijden van datasilo's cruciaal voor efficiënte workflows op afdelingen die data genereren. En dat is precies waar data-integratie een rol speelt. Maar hoe bepaalt u de juiste integratiestrategie? Kun je gewoon een tool kiezen en ermee aan de slag gaan? Veel bedrijven doen dit, maar er is misschien een betere aanpak.

Waarom is data-integratie cruciaal voor uw bedrijf?

Als uw medewerkers softwaresystemen (zoals uw CRM- en ERP-systeem) onafhankelijk van elkaar gebruiken, schakelen ze waarschijnlijk voortdurend tussen beide systemen om alle informatie te verzamelen die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Als u om een offerte op te stellen eerst klantgegevens moet opzoeken in het CRM-systeem en vervolgens productinformatie en de actuele prijs in het ERP-systeem, gaat er veel tijd en geld verloren. En dan bent u nog niet eens echt begonnen.

Het delen van data tussen uw bedrijfsapplicaties geeft uw gebruikers een volledig zicht op relevante data. Dit biedt bruikbare inzichten op basis van alle applicaties. Uw bedrijfsprocessen worden efficiënter, de kans op fouten wordt kleiner en de dienstverlening aan uw klanten verloopt sneller en beter. Dit heeft een direct effect op uw nettoresultaat.

Dit betekent echter niet dat er altijd een volledige integratie nodig is om uw doelstellingen te bereiken. U kunt data bijvoorbeeld ook delen door die te visualiseren. Dit alternatief voor integratie kan goede resultaten opleveren.

Hoe begint u?

Om de beste strategie voor data-integratie - of visualisatie - voor uw bedrijf te kiezen en tegelijk de kosten in de hand te houden en stabiliteit, wendbaarheid en beveiliging te garanderen, moet u eerst een stapje terugnemen. Onderzoek uw processen, services, applicaties en data om het ontwerp en de vereisten van uw ideale integratie duidelijk te maken.

Veel softwareontwikkelaars zijn geneigd integraties zoveel mogelijk te standaardiseren. Dit kan interessant zijn, maar vereist vaak dat uw applicaties ook een standaardopstelling gebruiken.

Dankzij de opkomst van cloudinfrastructuur en -services hoeven aangepaste integraties echter niet noodzakelijk tot hoge kosten te leiden. Als u uw bedrijfsprocessen proactief benadert en uw zakelijke data gebruikt om automatisch 'de beste volgende acties' te plannen (bijvoorbeeld het activeren van een e-mail, verlenging of nabestelling), heeft u helemaal geen complexe data-integraties nodig.

Een standaard integratietool is alleen geschikt als uw bedrijfsprocessen en ERP- en CRM-systemen ook standaard zijn. De kosten lopen snel op als u een oplossing moet aanpassen aan uw behoeften.

Stap 1: Breng de datastromen in kaart

Breng eerst in kaart hoe en wanneer data door uw applicaties en bedrijfsprocessen stromen. Stel vast welke data u van elk systeem nodig heeft en waarom u die data nodig heeft voor operationele processen.

Stap 2: Bepaal de integratie-eisen

Bepaal de mate waarin data tussen de systemen moet worden uitgewisseld. Hebben al uw systemen in realtime en volledige toegang nodig tot alle data? Moet u deze data op meerdere platforms kunnen beheren, bewerken en updaten? In veel gevallen is datavisualisatie - via een dashboard om bijvoorbeeld ERP- of CRM-data te raadplegen - al voldoende.

Wanneer de mensen van uw marketingteam een geautomatiseerde e-mailflow instellen die wordt geactiveerd wanneer nieuwe klanten in het ERP-systeem worden ingevoerd, hoeven ze waarschijnlijk niet de adres- of financiële gegevens van de klant in het CRM-systeem aan te passen. Het is ook eigenlijk beter dat ze dit niet doen, omdat het kan leiden tot tegenstrijdige factureringsgegevens in het ERP-systeem.

Als de integratievereisten van begin af aan duidelijk zijn, is de integratiestrategie minder complex. Waarom zou u alles integreren als dat niet nodig is om uw bedrijfsvoering volledig te ondersteunen? Door de integratie te beperken tot wat u echt nodig heeft, kunt u de moeilijkheden omzeilen die zich kunnen voordoen bij het samenvoegen van data uit applicaties die op verschillende architecturen zijn gebaseerd.

Lees meer

Bron: Cegeka - partner FoodPro Network