Dagoverleg? Weekmeeting? Totaal verschillend en … met elk een eigen functie

Het is een bekend fenomeen in onder meer de productie-industrie. De weekmeeting wordt niet gebruikt waarvoor deze eigenlijk bedoeld is, maar wordt verstoord door het nogmaals bespreken van dagelijkse productieverliezen. Hoe zorg je voor een goede structuur, waarin je duidelijk onderscheid maakt tussen dagoverleg en weekmeeting? 

In het dagoverleg gaat het over het hier en nu. Wat zijn op dit moment de acute issues op het gebied van veiligheid, kwaliteit, storingen en uitval? Op basis daarvan handel je direct. Je neemt correctieve maatregelen en gaat terug naar standaard. Zodat de dagelijkse operatie door kan.

Weekmeetings: op zoek naar structurele verliezen en trends

Heel anders dan in een dagoverleg breng je in een weekmeeting (en/of maandmeeting) trends en structurele verliezen in kaart. De optelsom dus van herhaaldelijke incidenten uit de dagelijkse praktijk. Met vragen als: Waarom bleven de prestaties de afgelopen week of maand achter, waarom hadden we meerdere keren last van een bepaalde machinestoring? Door middel van verliesanalyse ga je op zoek naar structurele verliezen als voorbereiding op het overleg. Op basis van deze analyse kan in de weekmeeting besloten worden om een verbeterteam op te starten om het probleem helder te krijgen en de grondoorzaak weg te nemen. De voortgang en de beoogde resultaten van dit verbeterteam kan je opvolgen in dezelfde weekmeeting of door middel van een aparte auditstructuur.   

Focus op de grootste verbeterkansen

Je kunt dit in de praktijk heel concreet aanpakken. Door te focussen op zaken die tot de grootste verbetering kunnen leiden. Stel vragen als: Hoe zag de top 3 frequente storingen eruit over de afgelopen periode? Welke trendbreuken zie ik in mijn geplande en ongeplande verliezen? Kan ik deze trendbreuken verklaren? Wat is de ‘best geleverde prestatie’ (top 25%)  geweest in de afgelopen periode? Wat is er voor nodig om deze prestatie duurzaam te maken? 

Op weg naar continu verbeteren

Met gerichte verbeterdoelstellingen, adequate verliesanalyse en wekelijkse opvolging en tussenevaluaties, zorg je ervoor dat de beoogde verbeteringen volgens plan verlopen. Door verliesgericht te verbeteren worden resultaten voorspelbaarder en structureel beter. Bovendien, stimuleer je met deze aanpak de continu verbeter-mindset en motivatie van de deelnemers in de weekmeeting. 

Wil je jouw weekmeeting naar een hoger plan tillen en hier eens over sparren? Neem dan contact met mij op, ik denk graag mee! 

Door: Sijmen Schoeman

Associate Partner, ARV Group

Bron: ARV Group - partner FoodPro Network